O gerenciamento de riscos logísticos é uma atividade que deveria estar presente na gestão de qualquer empresa da indústria farmacêutica, tendo em vista a complexidade e características exclusivas na distribuição de medicamentos e outros itens deste setor.

Afinal, estamos falando de um tipo de operação ainda mais delicada, que requer cuidados e atenções redobradas, tecnologias específicas, cumprimento de normas legais e parcerias estratégicas para se obter sucesso nas entregas. Tudo isso, naturalmente, dificulta os processos logísticos das empresas, que por sua vez, precisam estar atentas e preparadas para possíveis riscos operacionais.

Por esse motivo, como bom especialista no assunto e com a devida experiência na prestação de serviços de transporte para a indústria farmacêutica, resolvi preparar este post para abordar conceitos, dicas e informações úteis sobre a importância de um gerenciamento de riscos logísticos nesse setor.

Sendo assim, sem mais delongas, comece a leitura, tome nota e use o material como base para a implementação de boas práticas em seu negócio. Vamos começar?

Entenda o que é gestão de riscos logísticos e quais são os seus principais objetivos

A seguir, explico na prática o que é um gerenciamento de riscos logísticos, implementável a qualquer tipo de empresa, porém com um foco voltado ao ramo farmacêutico — tendo em vista as suas especificidades. Além disso, destaco alguns objetivos básicos dessa estratégia e quais os impactos esperados. Confira mais abaixo!

O conceito de um gerenciamento de riscos logísticos

Toda operação envolve riscos e, dificilmente, ainda que mais planejada e organizada, a empresa consegue estar 100% imune a falhas, erros ou simples gargalos. Afinal, nem sempre as causas e motivos dependem somente da sua gestão interna.

No entanto, por outro lado, é totalmente viável criar meios e métodos para se gerir esses riscos e, até mesmo, as suas possíveis consequências, de forma mais segura e planejada.

Dessa forma, podemos considerar o conceito de gerenciamento de riscos logísticos como um processo de adoção de estudos, métodos, planejamentos e ações, no intuito de conhecer, prevenir e sanar possíveis situações não previstas, que possam atrapalhar ou intervir no andamento dos processos e operações durante as mais variadas etapas do supply chain.

A melhor forma de se implantar um gerenciamento de riscos logísticos

Não há uma receita pronta para um projeto de gerenciamento de riscos logísticos, ainda mais se tratando da indústria farmacêutica — que requer operações altamente dinâmicas, com produtos extremamente delicados, prazos fora do padrão convencional de qualquer outra entrega, modais variados e especialização de mão de obra.

Contudo, podemos resumir que a implementação de um projeto de gerenciamento de riscos logísticos deve incluir, obrigatoriamente, alguns fatores fundamentais nessa área. São eles:

• identificação das principais dificuldades e gargalos operacionais;
• um supply chain altamente estruturado e eficiente;
• uso de tecnologias de ponta, especialmente para a área de distribuição de medicamentos;
• disponibilidade de parceiros especializados e capacitados;
• capacidade para entregas emergenciais e especiais.

Enfim, levando em consideração que a indústria farmacêutica funciona de forma dinâmica e com especificidades únicas, todos os aspectos destacados acima são o básico para se poder elaborar um plano de gerenciamento de riscos logísticos nesse setor.

Ao longo do texto você verá que a terceirização de algumas atividades, em especial a distribuição, sem dúvidas, torna-se uma estratégia primordial para o sucesso e o resultado positivo das operações. Vamos continuar?

Os principais objetivos e benefícios do gerenciamento de riscos logísticos

A seguir, estão alguns dos principais objetivos traçados pelas empresas ao implementarem um plano de gerenciamento de riscos logísticos, além das vantagens que essa estratégia proporciona ao negócio. Confira abaixo!

Previne entregas fora do prazo

Para boa parte do mercado, entregar fora do prazo apenas pode causar insatisfação do cliente e afetar a imagem de sua marca no setor. Porém, quando trazemos uma situação desse tipo para a indústria farmacêutica, o cenário é totalmente diferente.

Afinal, são de produtos específicos, com validades apertadas para o transporte, com necessidades de embalagem e cuidados especiais de movimentação, com legislações exigentes, entre outros fatores. Em resumo, atrasar em uma operação desse tipo, ainda que seja por um dia apenas, já é o suficiente para se criar riscos e, até mesmo, afetar todo o funcionamento do negócio e a vida útil do produto.

Sendo assim, o gerenciamento de riscos logísticos é um fator fundamental e ajuda a evitar, ou pelo menos contornar, certas situações que podem prejudicar os processos do setor.

Evita problemas na entrega de medicamentos

Não são apenas os atrasos que geram riscos às operações na logística farmacêutica. Como dito, além do prazo, é essencial garantir a integridade dos itens, a segurança das pessoas, os cuidados ambientais, o cumprimento da legislação e, claro, a experiência do cliente.

Por isso, uma operação logística no setor farmacêutico requer cuidados e, principalmente, especialização operacional, com ferramentas e mão de obra capacitadas para atender a todas essas necessidades. E, se por ventura ocorrer alguma situação não planejada, todos devem estar preparados para resolver e garantir a conclusão da entrega.

Melhora a comunicação com parceiros e clientes

Sem dúvidas, um dos objetivos e, consequentemente, uma vantagem do gerenciamento de riscos logísticos na indústria farmacêutica é a integração de todos os envolvidos dentro de uma operação. Vamos lá! Imagine que um distribuidor de medicamentos tenha como cliente uma rede de farmácias no interior de alguma cidade do Amazonas.

Com isso, além das especificidades normais da indústria farmacêutica que as empresas devem atentar, certamente, a logística deverá envolver procedimentos atípicos e métodos quase que exclusivos para se chegar ao destino final. Por exemplo, a operação pode depender de uso de aviões, barcos, horários específicos e, até mesmo, ser concluída com um transbordo da transportadora para um transporte próprio do cliente.

Ou seja, os riscos são ainda mais altos e a necessidade de uma integração e comunicação perfeitas entre todos os envolvidos é fator primordial para se conseguir concluir cada etapa da operação.

Reduz custos operacionais

Para finalizar as principais vantagens do gerenciamento de riscos logísticos, vale destacar o papel fundamental que essa estratégia tem na redução de custos operacionais. Imagine, por exemplo, uma carga de medicamentos ser perdida por não cumprir o prazo de entrega.

Ainda que haja seguro para cobrir valores, outros prejuízos intangíveis são ainda mais graves e de proporções incalculáveis. Ou seja, sua empresa pode até ser ressarcida pelo material perdido, mas e o tempo necessário para repor os itens, o atraso no atendimento ao cliente, os impactos que isso vai causar na produção, entre outros?

Por esse motivo, ter sempre um “plano B” e ter a garantia de parceiros experientes e comprometidos é fator essencial dentro do gerenciamento de riscos logísticos. Isso também traz mais segurança e confiabilidade para suas operações.

Entenda quais são os principais erros no gerenciamento de riscos logísticos

Agora que você percebeu a importância e os principais benefícios que um gerenciamento de riscos logísticos proporciona na indústria farmacêutica, é hora de conferir os maiores gargalos e erros cometidos, tanto por empresas quanto por parceiros — quase sempre não especializados na área.

Falta de conhecimento da frota

Como citado mais acima, a entrega de medicamentos não se limita apenas ao cumprimento de prazos. É preciso se preocupar com certos detalhes, além de ser obrigatório seguir determinadas leis e regras para transitar com esse tipo de material no Brasil.

Sendo assim, posso considerar como um erro grave para o gerenciamento de riscos logísticos a escolha errada e nada estratégica de uma transportadora não especializada no setor, ou, ainda, a tentativa de investimento em uma frota própria, porém, sem o devido conhecimento e capacidade operacional.

Portanto, conheça de perto a frota a ser trabalhada com seus produtos, assim como os serviços oferecidos pelo seu parceiro. Desse modo, você consegue evitar qualquer tipo de ocorrência não prevista e até prejuízos incalculáveis durante as entregas.

Não documentar ocorrências e problemas

Isso é papel fundamental de uma boa gestão logística, até mesmo para aprimorar cada vez mais o seu plano de prevenção de riscos. Além disso, essa ação não deve se limitar apenas a ocorrências e acontecimentos graves ou que tenham causado, de fato, algum problema dentro dos seus processos. Qualquer suspeita ou risco iminente deve ser levado em consideração e devidamente registrado e analisado pelo gestor.

Quer um exemplo? Imagine uma entrega de medicamentos em que o caminhão tenha ficado retido por uma hora, devido a uma obra na estrada. Ainda que a operação tenha se concluído dentro do prazo estipulado, esse tipo de ocorrência pode causar riscos à carga e cabe ao transportador informá-la — e, junto ao cliente, buscar alternativas mais confiáveis para a próxima entrega.

Negligenciar as possibilidades de riscos

Imagine contratar uma transportadora que, sem o seu conhecimento e autorização, utiliza uma frota inadequada para uma entrega de medicamentos, sem os devidos cuidados com a temperatura da carga. Pense nos riscos e problemas que isso pode proporcionar ao seu negócio, se esse mesmo material é distribuído ao público, abaixo das condições necessárias de uso!

Sendo assim, negligenciar os riscos é erro gravíssimo na indústria farmacêutica e, muitas vezes, isso depende da credibilidade e comprometimento de seus parceiros. Portanto, muita atenção e cautela na hora de contratar um prestador de serviço!

Deixar de analisar os riscos com o tempo

Uma falha comum no gerenciamento de riscos logísticos está ligada ao monitoramento contínuo das ocorrências. Afinal, ainda que um problema tenha sido sanado, isso não significa que ele não possa gerar outros gargalos e até ocorrências mais graves.

Nesse sentido, busque registrar tudo e, principalmente, monitorar as operações, sempre atento às novas mudanças e procedimentos. Só assim dá para saber se isso não vai gerar nenhuma anormalidade ou repetir algum erro durante as entregas.

Não trabalhar com tecnologia adequada

Em tempos de indústria e logística 4.0, insistir em processos e métodos manuais pode colocar em risco o sucesso e a eficiência de todos os seus processos. Não dá, por exemplo, para monitorar uma entrega de medicamentos com validade extremamente curta por meio de ligações e “achismos” do motorista responsável, concorda?

Hoje, há tecnologias específicas para roteirização e monitoramento online de cargas e, certamente, isso requer menos tempo e dinheiro para seu trabalho. Além disso, você atua com dados e informações confiáveis e não mais previsões mais ou menos de quando a carga deve chegar ao destino final.

Fora isso, a tecnologia se faz presente em diversas outras etapas do supply chain. Com toda certeza, ela ajuda a otimizar os processos, reduzir o tempo de cada etapa, evitar perdas e melhorar o controle da carga. Portanto, invista e feche parcerias com a devida estrutura tecnológica.

Não investir no capital humano

Nem só de tecnologia vive a logística e a indústria farmacêutica! O capital humano ainda é e sempre será o fator principal para o sucesso das operações — principalmente para as tomadas de decisão em casos de riscos. Para isso, é fundamental que, além de disponibilizar ferramentas e condições adequadas, a sua empresa preze pela capacitação e conhecimento dos colaboradores em relação a cada processo, ambiente e operação de seu negócio.

Quando você traz isso para a área de transporte, mais uma vez destaco que a ideia de terceirização especializada, sem dúvidas, é uma estratégia perfeita e rentável. Afinal, você terá a garantia de contratar não apenas uma frota e sistemas adequados, mas também de trabalhar em parceria com equipes capacitadas e experientes.

Não cumprimento de normas e leis

Transporte de medicamentos não é a mesma coisa do que transporte de cargas gerais. Pelo contrário, além de todas as especificidades e cuidados necessários com os materiais e operações, há um ponto importantíssimo a ser levado em consideração: o cumprimento das normas e leis ligadas ao setor.

Ou seja, isso já descarta a terceirização de transportadoras comuns e não especializadas no ramo. Além disso, isso aumenta ainda mais a necessidade de um gerenciamento de riscos logísticos, tendo em vista que a fiscalização é exigente e toda empresa e transportadora está sujeita a passar por ela.

Portanto, estar em dia com todas as obrigações legais e ter a garantia de que o transportador parceiro se compromete a operar dentro das normas federais, já pode ser considerado com uma boa prática do gerenciamento de riscos logísticos.

Conheça também os principais riscos logísticos com medicamentos

Além dos erros mais comuns, há também os possíveis riscos que uma operação logística carrega consigo. Ainda que, até o momento, não tenha havido nenhum interferência em suas entregas, é fundamental registrar todas as ocorrências e tomar as decisões certas, antes que algum problema surja e impacte nos processos. Vamos conferir alguns deles?

Falta de logística reversa

Quem atua no setor farmacêutico conhece a dificuldade de se trabalhar com uma logística reversa, principalmente pela escassez de transportadoras especializadas.

Ainda que isso não afete necessariamente as entregas para os clientes, pode trazer desafios, custos e até perdas para a distribuidora. Sendo assim, é fundamental que a logística reversa seja considerada como fator estratégico do negócio e faça parte dos planos de gerenciamento de riscos.

Por fim, vale destacar essa atividade quando se trata da indústria farmacêutica, pois também é preciso envolver o descarte correto dos materiais.

Problemas de refrigeração de medicamentos

Anteriormente citei um exemplo semelhante a isso e é importante reforçá-lo aqui para demonstrar como a adequação da frota se faz tão necessária na logística farmacêutica.

A falta de refrigeração é um fator fundamental que precisa ser levado em consideração no gerenciamento de riscos logísticos, pois também pode causar problemas graves e até negligências por parte do transportador, sem o seu devido conhecimento.

Contudo, quando os produtos chegam ao mercado sem as devidas condições de uso, é a sua empresa que responde por isso!

Procedimentos incorretos com medicamentos

Toda operação de supply chain demanda uma série de processos e cuidados com a mercadoria, porém, quando se trata de uma indústria farmacêutica, qualquer erro mínimo pode ser o suficiente para afetar toda a cadeia. Nesse cenário, desde a identificação no recebimento do armazém até o procedimento de expedição e transporte, tudo precisa estar devidamente alinhado e funcionando de forma eficiente.

Com isso, é indispensável a organização e o planejamento de seu armazém, o bom uso de sistemas de armazenagem e picking e, por fim, a adequação dos seus prestadores às necessidades de seu negócio.

Falta de segurança da carga

Em se tratando de um país com altas taxas de criminalidade, uma geografia bem particular e mais a falta de infraestrutura nas estradas e determinadas regiões, a segurança sem dúvidas é um fator de risco altíssimo para qualquer operação logística no Brasil.

Por outro lado, o gerenciamento de riscos logísticos pode contar com ferramentas e sistemas específicos para reduzir ou, até mesmo, evitar casos de roubos e desvios de cargas. Assim como já mencionei, o uso da tecnologia se faz mais do que necessário nesse quesito, em que softwares de monitoramento online surgem como uma solução essencial para a segurança das suas cargas.

Além do monitoramento em tempo real, muitos desses sistemas permitem até bloquear o veículo em caso de desvios e rotas não planejadas.

Roteirização ineficiente

Aproveitando o gancho do tópico acima, outro fator de risco para a logística farmacêutica é a ineficiência de rotas. Imagine, por exemplo, arriscar o prazo de validade de uma carga inteira, apenas pelo fato de o motorista ter seguido um caminho mais longo e menos prático.

Além de ser uma estratégia que visa um melhor aproveitamento dos veículos e, consequentemente, a redução de custos e tempo de entrega, a roteirização no setor farmacêutico tem mais um aspecto indispensável: a necessidade de se cumprir prazos emergenciais.

Coloque em prática o gerenciamento de riscos logísticos com as dicas a seguir

Depois de abordar o conceito, os principais erros e fatores que podem prejudicar suas operações, abaixo trago algumas ideias e dicas de como implementar, na prática, um gerenciamento de riscos logísticos. Sendo assim, continue a leitura e tome nota. Vamos lá!

Identifique os riscos para o transporte de medicamentos

Busque monitorar e mensurar os principais riscos durante as suas operações. Uma forma prática para isso é usar KPIs (Key Performance Indicator ou Indicador-chave de Desempenho) e seus acompanhamentos. Leve em consideração cada etapa operacional, tanto na logística inbound (dentro de seu armazém), até a outbound — como a necessidade da terceirização de serviços especializados que tanto foi abordada durante o texto.

Analise também os problemas iminentes

Assim como exemplifiquei no tópico anterior, ainda que alguns gargalos e falhas não impactem diretamente no sucesso da operação, é bom registrá-los, saná-los e acompanhá-los. Como dica, procure conhecer a operação da concorrência, pesquisar sobre novas tendências, integrar a comunicação com clientes e fornecedores e consultar novas possibilidades de parcerias capazes de suprir todas as suas necessidades.

Preze por tecnologias avançadas

Ainda que sua empresa opere com sistemas e parcerias equipadas, em dias atuais, nunca é tarde para conhecer novas ferramentas. Aliás, várias novas tecnologias surgem no mercado de logística e, sem dúvidas, podem ser a solução perfeita para a indústria farmacêutica.

Terceirize o transporte de medicamentos

Como você deve ter percebido, ao longo do texto citei a terceirização do transporte como uma estratégia fundamental para a logística farmacêutica e, de fato, é mesmo. Entretanto, a busca por um parceiro ideal demanda uma pesquisa apurada e exigente, em que se deve levar em consideração a necessidade de:

• uma estrutura adequada;
• serviços especializados;
• frota moderna e dedicada;
• tecnologia de ponta;
• conhecimento e experiência nesse tipo de mercado.

Fazendo isso, pode-se considerar uma redução significativa de riscos e erros durante as operações, além de proporcionar fatores positivos como redução de custos, maior produtividade, menos perdas e, principalmente, uma melhor experiência a seus clientes.

Em resumo, estas foram as dicas e informações sobre a importância de se atuar com um gerenciamento de riscos logísticos, especialmente dentro da indústria farmacêutica — que é repleta de especificidades, dificuldades próprias e uma escassez de serviços especializados e devidamente preparados para atender a todas as exigências do mercado. Sendo assim, espero que este guia sirva como base para suas melhorias internas, tomadas de decisões e na sua busca estratégica de novos parceiros especialistas no assunto.

Se você é da área farmacêutica e busca reduzir riscos logísticos em suas operações, atendendo a todos os pontos abordados ao longo do post, entre em contato com nossos especialistas e conheça nossas soluções de transporte e distribuição de medicamentos em todo o Brasil!